Stratégies de gestion du temps pour les propriétaires de petites entreprises

Rashelle ISIP, consultante en productivité basée à New York et coach de gestion du temps avec l'expert en ordre

If you wish to apply for a time management position, time management isn't something that can be learned overnight. It's an ongoing process of trial, error, learning and experimenting to find what works best for you and your unique working style.

Si vous souhaitez postuler pour un poste de gestion du temps, la gestion du temps n'est pas quelque chose qui peut être appris du jour au lendemain. C'est un processus continu d'essai, d'erreur, d'apprentissage et d'expérimentation pour trouver ce qui fonctionne le mieux pour vous et votre style de travail unique.

But, if you're anything like me, you want to start applying some best practices today. So, let's get started.

Mais, si vous êtes comme moi, vous voulez commencer à appliquer les meilleures pratiques aujourd'hui. Alors, commençons.

Time management is a critical factor in any endeavor, especially in today's fast-paced and highly competitive business landscape. This is particularly pertinent for small-business owners who juggle multiple responsibilities and strive to maximize productivity within limited resources.

La gestion du temps est un facteur critique dans toute entreprise, en particulier dans le paysage commercial rapide et hautement compétitif d'aujourd'hui. Ceci est particulièrement pertinent pour les propriétaires de petites entreprises qui jonglent sur les responsabilités multiples et s'efforcent de maximiser la productivité dans les ressources limitées.

Productive time management is a valuable asset in any domain, and it's a skill that can be honed and refined with practice and persistence.

La gestion productive du temps est un atout précieux dans n'importe quel domaine, et c'est une compétence qui peut être perfectionnée et raffinée avec la pratique et la persévérance.

CALENDAR AS A TIME-MANAGEMENT TOOL

Calendrier comme outil de gestion du temps

"A calendar system is essential for staying on schedule and preventing anything from derailing you,” says Rashelle Isip, a New York City-based productivity consultant and time management coach with The Order Expert.

"Un système de calendrier est essentiel pour rester dans les calendriers et empêcher quoi que ce soit de vous faire dérailler", explique Rashelle ISIP, consultante en productivité basée à New York et coach de gestion du temps avec l'expert de l'ordre.

Isip, who spoke during a recent webinar titled “Time Management Strategies for Small-Business Owners” sponsored by the Service Corps of Retired Executives (SCORE), says that calendars are a critical time-management tool.

ISIP, qui a pris la parole lors d'un récent webinaire intitulé «Stratégies de gestion du temps pour les propriétaires de petites entreprises» parrainées par le Service Corps of Retired Executives (SCORE), affirme que les calendriers sont un outil de gestion de temps critique.

"You'll want to use a system that works best for you. Some people prefer having a physical calendar that they can write in, while others might prefer a digital calendar system. Or, you might want to use both."

"Vous voudrez utiliser un système qui vous convient le mieux. Certaines personnes préfèrent avoir un calendrier physique dans lequel ils peuvent écrire, tandis que d'autres pourraient préférer un système de calendrier numérique. Ou, vous voudrez peut-être utiliser les deux."

The key, she says, is to pick a system that you'll actually use and stick with it.

La clé, dit-elle, est de choisir un système que vous utiliserez réellement et que vous vous en tiendrez.

"I recommend having a master calendar where you put all of your appointments, meetings and events. This could be a shared family calendar or a work calendar. But, you'll want to have one central calendar where you're keeping track of everything."

"Je recommande d'avoir un calendrier principal où vous mettez tous vos rendez-vous, réunions et événements. Cela pourrait être un calendrier familial partagé ou un calendrier de travail. Mais vous voudrez avoir un calendrier central où vous gardez tout."

Then, she says, you'll also want to have a personal calendar where you can schedule time for yourself, such as working on a project, working out or doing something else that's important to you.

Ensuite, dit-elle, vous voudrez également avoir un calendrier personnel où vous pouvez planifier du temps pour vous-même, comme travailler sur un projet, travailler ou faire quelque chose d'autre qui est important pour vous.

"This is a calendar that's really just for your own time and tasks, and it's not something that needs to be shared with anyone else."

"C'est un calendrier qui est vraiment juste pour votre temps et vos tâches, et ce n'est pas quelque chose qui doit être partagé avec quelqu'un d'autre."

Finally, she says, you'll also want to have a separate calendar for recurring tasks, such as paying bills or submitting payroll.

Enfin, dit-elle, vous voudrez également avoir un calendrier séparé pour les tâches récurrentes, telles que le paiement des factures ou la soumission de la paie.

"This calendar will help you stay on top of these tasks and prevent them from slipping through the cracks."

"Ce calendrier vous aidera à rester au-dessus de ces tâches et à les empêcher de glisser à travers les mailles du filet."

By using a calendar system in this way, Isip says that you can stay organized, scheduled and on track to achieve your goals.

En utilisant un système de calendrier de cette manière, ISIP dit que vous pouvez rester organisé, programmé et sur la bonne voie pour atteindre vos objectifs.

THE WORK OF DELEGATION

Le travail de délégation

"So why should you even bother delegating tasks in your business?" Isip asks. "For starters, it allows you more time for your own work. You have the time and the space to actually sit down and take care of that administration work, those finances or anything else that's interesting and valuable to you."

"Alors pourquoi devriez-vous même prendre la peine de déléguer des tâches dans votre entreprise?" Demande ISIP. "Pour commencer, cela vous permet plus de temps pour votre propre travail. Vous avez le temps et l'espace pour vous asseoir et prendre soin de ce travail d'administration, de ces finances ou de tout ce qui est intéressant et précieux pour vous."

Delegation also allows owners and managers to gain the support of those around them, which, in turn, allows them to support others.

La délégation permet également aux propriétaires et aux gestionnaires d'obtenir le soutien de ceux qui les entourent, ce qui, à son tour, leur permet de soutenir les autres.

In many cases, "You have a set of employees. These people are available to help you. So, when you delegate tasks, you tap into their support network. Delegating tasks also offers opportunities for growth. If you're grooming someone into a managerial position, or just want to give someone more responsibility, delegating tasks can be a path to that."

Dans de nombreux cas, "vous avez un ensemble d'employés. Ces personnes sont disponibles pour vous aider. Donc, lorsque vous déléguez des tâches, vous exploitez leur réseau de soutien. La déléguation des tâches offre également des possibilités de croissance. Si vous préparez quelqu'un à un poste de gestion ou que vous souhaitez simplement donner à quelqu'un plus de responsabilités, déléguer des tâches peut être un chemin vers cela."

Spreading out responsibility for tasks also allows leaders to rely on the specialized skills of others.

La propagation de la responsabilité des tâches permet également aux dirigeants de s'appuyer sur les compétences spécialisées des autres.

"If you're working with, let's say, a lawyer, a bookkeeper, an accountant, a graphic designer, a copywriter or someone else doing some professional tasks that you don't do yourself, these are all things that people help you with to get the work done for your business."

"Si vous travaillez avec, disons, un avocat, un comptable, un comptable, un graphiste, un rédacteur ou quelqu'un d'autre faisant des tâches professionnelles que vous ne faites pas vous-même, ce sont toutes des choses avec lesquelles les gens vous aident pour faire le travail pour votre entreprise."

There's also a psychological function that practicing delegation can serve.

Il existe également une fonction psychologique que la délégation pratiquante peut servir.

"When you delegate tasks, it solidifies your role as an entrepreneur or small-business owner. You realize that you can't do it all by yourself and that you know asking for help is just part of the process of being a business owner."

"Lorsque vous déléguez des tâches, cela solidifie votre rôle en tant qu'entrepreneur ou propriétaire de petite entreprise. Vous vous rendez compte que vous ne pouvez pas tout faire par vous-même et que vous savez demander de l'aide ne fait qu'une partie du processus de propriétaire d'entreprise."

TASKS SUITABLE FOR DELEGATION

Tâches adaptées à la délégation

What are some general responsibilities that can be delegated?

Quelles sont les responsabilités générales qui peuvent être déléguées?

"You can easily delegate those one-off tasks—things that can be quickly done without much thought. Maybe a product needs to be picked up from somewhere. Maybe there are phone calls that need to be made, or meetings that need to be confirmed. Anything that can be done quickly and easily is something that could be delegated."

"Vous pouvez facilement déléguer ces tâches uniques - des choses qui peuvent être rapidement effectuées sans beaucoup de réflexion. Peut-être qu'un produit doit être récupéré quelque part. Peut-être qu'il y a des appels téléphoniques qui doivent être effectués, ou des réunions qui doivent être confirmées. Tout ce qui peut être fait rapidement et facilement est quelque chose qui pourrait être délégué."

When it comes to delegating projects and assignments, Isip says it isn't necessary to take an “all or nothing” approach.

Lorsqu'il s'agit de déléguer des projets et des affectations, ISIP dit qu'il n'est pas nécessaire d'adopter une approche «tout ou rien».

"You can break it up into smaller chunks. Could you delegate some planning, brainstorming or thinking responsibilities? How about researching, reviewing or evaluating things? Having someone do that first pass can be valuable."

"Vous pouvez le diviser en petits morceaux. Pourriez-vous déléguer des responsabilités de planification, de brainstorming ou de réflexion? Que diriez-vous de rechercher, de réviser ou d'évaluer des choses? Avoir quelqu'un à faire ce premier passage peut être précieux."

But, while the owner might entrust tasks to the team

Mais, tandis que le propriétaire pourrait confier des tâches à l'équipe